איך קובעים משך תור לשירותים עם תוספות

קביעת משך תור לשירותים עם תוספות דורשת יותר מהזנת זמן קבוע לכל הזמנה. תספורת עם טיפול נוסף, צילום עם הקמת סט נוסף או פגישת אימון הכוללת משוב כתוב עשויים לתפוס זמן שונה משירות הבסיס. כאשר היומן מכיר רק את משך שירות הבסיס, הוא עלול להציע ללקוח הבא שעת התחלה שהצוות לא יוכל לעמוד בה.

כדאי לפרק את הזמן לשלושה חלקים: העבודה הכלולה בשירות הבסיס, העבודה שהתוספת יוצרת, והזמן הדרוש בין לקוחות. כך אפשר להפוך הערכה כללית לכלל תזמון שאפשר לבדוק ולשפר.

מודדים את הזמן שהלקוח תופס בפועל

לכל שירות בסיסי רשמו את השלבים מרגע ההגעה או תחילת המפגש שנקבעו ועד שהאיש או אשת המקצוע פנויים להתחיל את העבודה עם הלקוח הבא. כללו שיחת פתיחה, הכנה שמתבצעת בנוכחות הלקוח, ביצוע השירות וסגירת התשלום אם אותו אדם מטפל גם בכך. הפרידו את ניקוי החדר ואת איפוס הציוד: אלה פעולות מעבר, גם כשהן נעשות מיד בסיום.

אל תבחרו את משך התור לפי המפגש המהיר ביותר שאתם זוכרים. עברו על כמה מפגשים רגילים מאותו שירות ואצל אותו איש צוות. רשמו את הזמן שנקבע, שעת ההתחלה בפועל, שעת הסיום והסיבה לחריגה. מקרה מורכב במיוחד עשוי להצדיק גרסת שירות נפרדת, ולא שינוי שקט של הזמן בכל הביקורים הרגילים.

דוגמה לרישום קצר

מפגש	שירות בסיסי	תוספת	עבודה עם הלקוח	זמן מעבר	הערה
א	תספורת	ללא	45 דקות	10 דקות	מפגש רגיל
ב	תספורת	טיפול	65 דקות	10 דקות	שלב טיפול נוסף
ג	תספורת	טיפול	70 דקות	10 דקות	שיחת פתיחה ארוכה יותר

הזמנים בדוגמה מיועדים להמחשה בלבד. הם אינם המלצה למשך תספורת. התפריט, הצוות ואופן העבודה שלכם קובעים את הערכים המתאימים. מטרת הרישום היא לזהות מה מוסיף זמן.

מגדירים מה כל תוספת עושה ליומן

תוספת יכולה להשפיע על לוח הזמנים בשלוש דרכים:

1. עוד זמן עבודה פעיל. שלב עיצוב נוסף, למשל, דורש זמן נוסף של איש המקצוע.
2. זמן שחלקו חופף. בזמן שחומר פועל לא תמיד נדרש ליווי רציף, אך כיסא, חדר או מכשיר עדיין עשויים להיות תפוסים. בדקו כל משאב מוגבל לפני שמציגים את הזמן כפנוי.
3. שינוי של מהלך השירות. לפעמים הבקשה הופכת שירות רגיל לשירות אחר. במקרה כזה עדיף להגדיר גרסת שירות עם משך והנחיות משלה, במקום לצרף דקות קטנות שאינן מתארות את העבודה האמיתית.

לכל תוספת רשמו מי יכול לבצע אותה, כמה זמן עבודה היא מוסיפה, איזה משאב היא תופסת והאם נדרשת הכנה מראש. אם אפשר להחליט על התוספת רק אחרי שיחת ייעוץ, אל תציגו אותה כאפשרות להזמנה מיידית.

מחשבים את התור בלי להסתיר את זמן המעבר

נקודת פתיחה פשוטה היא:

זמן העבודה עם הלקוח = משך שירות הבסיס + זמן תוספת שאינו חופף לשלבים אחרים.

הזמן שתופסים ביומן = זמן העבודה עם הלקוח + זמן המעבר הדרוש.

לדוגמה, מפגש בסיסי של 45 דקות ותוספת פעילה של 20 דקות יוצרים 65 דקות עבודה עם הלקוח. אם נדרשות עוד 10 דקות לפני הלקוח הבא, יש לשמור ביומן 75 דקות. אין צורך להציג ללקוח את זמן המעבר כחלק מהטיפול עצמו.

כאשר שלבי התוספת חופפים לשירות הבסיס, שרטטו תחילה את סדר הפעולות על ציר זמן. חיבור אוטומטי של כל הדקות ייצור תור ארוך מדי. אם העבודה משתמשת בשני משאבים, בדקו את הזמינות של שניהם: איש מקצוע פנוי אינו הופך חדר תפוס לפנוי.

בודקים שילובים לפני שפותחים אותם להזמנה

הכינו רשימה קצרה של שילובים שלקוחות מבקשים בפועל. עברו על כל מפגש מתחילתו ועד סופו ושאלו:

• האם איש הצוות המשובץ יכול לבצע את השלבים בסדר הזה?
• האם החדר, העמדה או הציוד המשותף פנויים בכל דקה שבה צריך אותם?
• האם השילוב דורש מחיר, הסכמה או הנחיית הכנה שונים?
• האם לקוח יכול לבחור שתי תוספות שמכילות את אותו שלב?
• מה קורה אם הלקוח מבקש את התוספת רק כשהוא מגיע?

אם קשה להסביר שילוב מסוים, הוציאו אותו מההזמנה העצמית עד שהצוות יגדיר גרסת שירות שאפשר לבצע. לרוב זה ברור יותר ללקוחות מאשר תפריט תוספות מלא בחריגים.

בודקים את הכלל בשבועיים הבאים

אחרי עדכון משכי התורים, השוו בין שעת הסיום המתוכננת לשעת הסיום בפועל במפגשים רגילים. חפשו חריגות חוזרות לפי שירות ותוספת, ולא רק יום אחד שהתעכב. שאלו את מי שביצע את העבודה אם הדקות הנוספות נבעו מהשירות, מהתחלה מאוחרת, מפרטי הכנה חסרים או ממשימות המעבר. לכל סיבה מתאים פתרון אחר.

שנו כלל משך אחד בכל פעם ועדכנו את הצוות. בדקו שוב כאשר שיטת העבודה, הרכב הצוות, הציוד או תפריט השירותים משתנים. משך התור הוא הנחת עבודה שצריך לתחזק, ולא מספר שמזינים פעם אחת ושוכחים.

מסבירים ללקוח מה הוא בוחר

השתמשו בשמות שמתארים את השירות, והציגו את הזמן הנוסף לפני אישור ההזמנה. למשל, ״תספורת״ ו״תספורת עם טיפול״ ברורים יותר מאשר ״תספורת״ לצד תיבת סימון לא מוסברת של 20 דקות. אם משך העבודה תלוי באורך השיער, בהיקף הפרויקט או בפרט אחר, ציינו שייתכן ששיחת ייעוץ תשנה את השירות ואת משכו.

תכנון טוב מתחיל בתפריט שהצוות יכול לבצע בפועל. מדדו את שירות הבסיס, הגדירו את ההשפעה של כל תוספת, שמרו זמן מעבר ובדקו את התוצאה מול מפגשים שהסתיימו. כך קל יותר לתת ללקוחות ולצוות ציפייה ברורה ליום העבודה.