נקודת הזמנה מחדש למלאי במספרה: תכנון לפי השירותים ביומן

קובעים את נקודת ההזמנה מחדש למלאי במספרה לפי השירותים שכבר הובטחו ללקוחות. בקבוק שנראה מלא למדי עלול לא להספיק לרצף של שירותים שצורכים ממנו כמות גדולה. לעומת זאת, אריזה שכמעט התרוקנה אינה בהכרח דחופה אם השימוש הבא בה צפוי רק בעוד כמה שבועות.

בודקים את יומן ההזמנות לצד ספירת המלאי השמיש ומועדי האספקה. כך אפשר להחליט אם להזמין עכשיו, להסתמך על הזמנה קיימת או לטפל במחסור לפני השירות. הכמויות בהמשך הן דוגמאות לתכנון.

מה אומרת נקודת ההזמנה מחדש

נקודת ההזמנה מחדש היא רמת מלאי שמפעילה בדיקה או הזמנת רכש. היא שונה מכמות הרכישה וגם ממלאי הביטחון שמחזיקים למצבים לא צפויים. החישוב הבסיסי מחבר את הצריכה הצפויה בזמן האספקה עם מלאי הביטחון. ההסבר של Shopify על נקודת הזמנה ומלאי ביטחון מציג את ההבחנה ואת הנוסחה המקובלת.

במספרה או בסטודיו שעובדים לפי הזמנות, חלק מהצריכה העתידית כבר קשור לשירותים שמופיעים ביומן. משתמשים בהזמנות האלה כדי לדייק את התחזית. אפשר לעשות זאת עם היומן ורישומי המלאי הקיימים.

לכל פריט בודקים אם המלאי השמיש יספיק עד שהמשלוח הבא יהיה זמין לשימוש. הביקוש, זמן האספקה וגודל האריזה משתנים מפריט לפריט. סף אחיד לכל החומרים מסתיר את ההבדלים האלה.

מתחילים בפריטים שחסרונם עלול לעצור שירות

כדאי לבחור תחילה 5 עד 10 פריטים שבלעדיהם לא ניתן לספק את השירות כפי שסוכם. למשל, חומר שנמצא בשימוש תכוף, מוצר חד־פעמי חיוני או פריט שאין לו תחליף מתאים שאושר לעבודה. יש להפריד בין מוצרים למכירה ובין חומרים שנצרכים בזמן השירות, גם אם מזמינים את כולם מאותו ספק.

לכל פריט פותחים רשומה קצרה עם הפרטים הבאים:

• שם הפריט, הגרסה המדויקת ומקום האחסון.
• יחידת הספירה: יחידה בודדת, בקבוק או מיליליטר.
• השירותים שמשתמשים בו והכמות המשוערת לכל שירות.
• הכמות השמישה שנמצאת כרגע בעסק.
• הספק, מועד סגירת ההזמנות, זמן האספקה וגודל האריזה.
• הזמנות רכש פתוחות ומועדי הגעה מאושרים.
• מי אחראי לבדיקה ולרכישה, ומי מחליף אותו בעת היעדרות.

בוחרים יחידה שהצוות יכול לספור באותה דרך. אם קונים אריזות של 100 יחידות ורושמים צריכה לפי יחידה בודדת, מציינים את ההמרה ברשומה. אי אפשר להשוות 4 אריזות לתחזית של 40 יחידות בלי להמיר קודם את הכמויות.

בחומרים שהצריכה שלהם משתנה, מודדים כמה שירותים מייצגים לפני שקובעים אומדן עבודה. ממשיכים לפעול לפי הוראות השימוש של המוצר. יעד מלאי לעולם אינו סיבה לשנות את הכמות המתאימה לביצוע השירות.

סופרים מלאי שמיש גם בעמדות העבודה

ספירה במחסן בלבד עלולה לפספס חומרים שנמצאים בעמדות. סופרים את כל המקומות שנכללים ברשומת הפריט, ומוציאים מהכמות חומר פגום, חומר שפג תוקפו או כל מלאי שאינו זמין לשימוש. באריזה פתוחה מתייחסים לכמות השמישה שנותרה בפועל ולהוראות האחסון והשימוש של היצרן.

לצד המספר רושמים את מועד הספירה. ספירה שנעשתה לפני יום עמוס אינה מתארת בהכרח את המצב בתחילת השבוע הבא. בין ספירות מלאות מתעדים קבלת משלוחים וצריכה משמעותית, כדי שיהיה ברור אם הכמות מעודכנת או משוערת בלבד.

גם חומרים שכבר הונחו בצד עבור לקוחות צריכים להופיע ברישום. בשיטה שבמדריך, המלאי השמיש הכולל כולל אותם, והשירותים המתאימים נכללים בתחזית הצריכה. לא מפחיתים את אותה הקצאה מהמלאי ואז מוסיפים שוב את השירותים לביקוש. פעולה כזאת סופרת את הצורך פעמיים ועלולה ליצור הזמנת יתר.

מגדירים חלון אספקה לפי תאריכים אמיתיים

מתי הזמנה חדשה תהיה זמינה לשימוש

זמן האספקה מתחיל כשהספק מקבל הזמנה תקינה ומסתיים כשהסחורה זמינה לעבודה. צריך לבדוק שעות סגירה להזמנות, ימי שילוח, ימי סגירה מקומיים, אפשרות לקבל את המשלוח וזמן לבדיקה וקליטה. משלוח שמגיע אחרי הלקוח האחרון אינו יכול לשרת את ההזמנות של אותו יום.

כדאי לעבוד על בסיס זמן ברור. אפשר לרשום תאריך ושעת הגעה צפויים ולסמן את כל השירותים שלפניהם, במקום לערבב ימי עבודה עם ימים קלנדריים. כאשר הספק משנה את לוח המשלוחים, מעדכנים גם את חלון הבדיקה.

מוסיפים את הזמן עד בדיקת המלאי הבאה

אם המלאי נבדק ברציפות, נקודת ההזמנה הבסיסית מכסה את זמן האספקה. אבל בבדיקה אחת ליומיים, הכמות יכולה לרדת אחרי הבדיקה בלי שמישהו יראה מיד שהסף נחצה. צריך להביא בחשבון גם את המרווח עד הבדיקה הבאה.

לכן בבדיקה תקופתית מסתכלים קדימה לאורך המרווח בין הבדיקות ועוד זמן האספקה. לסף הזה נקרא סף בדיקה תקופתית, משום שהוא מכסה חלון ארוך יותר מהנוסחה הבסיסית. את השירותים סופרים לפי התאריכים בחלון הזה, ולא לפי כותרת כללית כמו השבוע הקרוב.

מחשבים צריכה לפי השירותים שכבר הוזמנו

מוציאים מהיומן את השירותים שנמצאים בתוך חלון הכיסוי. לכל סוג שירות מכפילים את מספר ההזמנות באומדן הצריכה ליחידה, ומחברים את התוצאות עבור הפריט הנבדק. תוספת לשירות נכללת רק אם היא צורכת את אותו חומר.

לדוגמה, אם יש 12 שירותים שמשתמשים ב־2 יחידות ועוד 4 שירותים שמשתמשים ביחידה אחת, הצריכה הידועה היא 28 יחידות. זו דוגמה בלבד. בעסק עצמו משתמשים בהגדרות השירות ובכמויות שנמדדו בפועל.

לאחר מכן מעריכים ביקוש שעדיין אינו מופיע ביומן, כמו הזמנות נוספות שעשויות להיכנס או מכירה של מוצר מתוך אותו מאגר. אפשר להיעזר בתקופות דומות מהעבר ולרשום על אילו הנחות מבוססת ההערכה. מוסיפים רק את הביקוש הנוסף. לא מוסיפים ממוצע היסטורי של כלל השירותים על גבי כל ההזמנות הקיימות, משום שחלק מהביקוש כבר נספר.

כאשר היומן משתנה, בודקים מחדש פריטים חיוניים אחרי הוספת שירות גדול או רצף של שירותים עתירי חומר. ממוצע יומי יכול להסתיר עומס מרוכז: כמה לקוחות באותו יום עשויים להזדקק בדיוק לאותו פריט.

קובעים מלאי ביטחון עם סיבה מפורשת

מלאי הביטחון נועד לכסות אי־ודאות מעבר לתחזית המרכזית. הוא יכול לתת מענה לשירות נוסף, לשונות שנמדדה בצריכה או לעיכוב סביר במשלוח. ליד הכמות רושמים איזה מצב היא אמורה לכסות.

לא חייבים לבחור אותו אחוז לכל הפריטים. חומר חיוני שנצרך לעיתים קרובות ומגיע בזמנים משתנים מצריך שיקול אחר ממוצר שנצרך לאט וחיי המדף שלו קצרים. גם המקום הפנוי לאחסון ותקציב הרכישה מגבילים את הכמות שאפשר להחזיק באופן סביר.

מתחילים מהנחת עבודה מתועדת ובודקים אותה מול ספירות ומשלוחים אמיתיים. מלאי ביטחון אינו מבטיח שלא יהיה מחסור. אם הביקוש או אמינות האספקה משתנים, צריך לעדכן גם את הסף ולא להמשיך להשתמש במספר ישן רק מפני שכבר נכתב בטבלה.

דוגמה מלאה: חלון כיסוי של 6 ימים

נניח שמספרה סופרת רצועות צוואר חד־פעמיות לפי יחידה בודדת. לצורך הדוגמה בלבד, כל שירות מתאים צורך רצועה אחת. בדיקת מלאי מתבצעת אחת ל־2 ימים קלנדריים, והזמנה חדשה זמינה לשימוש לאחר 4 ימים קלנדריים נוספים. לכן הבדיקה מכסה את 6 הימים הבאים.

נתון	כמות בדוגמה
צריכה לשירותים שכבר הוזמנו בתוך החלון	36 רצועות
ביקוש נוסף שעדיין אינו מוזמן	6 רצועות
מלאי ביטחון לפי הנחת העבודה	8 רצועות
סף הבדיקה התקופתית	50 רצועות
מלאי שמיש בזמן הספירה	44 רצועות
משלוחים מאושרים בתוך החלון	0 רצועות

החישוב הוא 36 ועוד 6 ועוד 8, ובסך הכול 50. מכיוון שיש 44 יחידות שמישות, הבדיקה מצביעה על צורך להזמין עכשיו. הסף מביא בחשבון את הצריכה הצפויה ואת אי־הוודאות בזמן שממתינים לאספקה.

הפער של 6 יחידות אינו בהכרח כמות הרכישה. רכישה של 6 רק תסגור את הפער לסף הנוכחי. את כמות ההזמנה קובעים בנפרד לפי יעד המלאי לתקופה שאחרי המשלוח, גודל האריזות, חיי המדף ומקום האחסון.

אם כבר הוזמנו 20 יחידות, לא שולחים מיד הזמנה נוספת. בודקים את מועד ההגעה המאושר מול מועדי הצריכה. משלוח ביום השישי לא יפתור מחסור ביום השלישי. אפשר לחשב יתרה לכל יום: מתחילים ב־44, מפחיתים את הצריכה הצפויה ומוסיפים משלוחים ביום שבו הם זמינים לשימוש. בודקים גם אם מלאי הביטחון שתוכנן נשמר לפי אותן הנחות.

בונים טבלה שמובילה להחלטה אחת ברורה

הגרסה הראשונה צריכה להיות קצרה מספיק לבדיקה בזמן משמרת רגילה. לכל פריט מוסיפים שורה עם תאריך ספירה, כמות שמישה, סוף חלון הכיסוי, צריכה מהזמנות קיימות, ביקוש נוסף, מלאי ביטחון, כמות ותאריך של משלוח נכנס, סף בדיקה, החלטה, אחראי ומועד הבדיקה הבאה.

אפשר להשתמש בשלושה מצבים:

1. יש כיסוי: התחזית לפי תאריכים מכסה את הצריכה ואת מלאי הביטחון עד שהאספקה זמינה.
2. להזמין או לאשר: הסף נחצה, או שצריך לאשר משלוח נכנס לפני שמסתמכים עליו.
3. לטפל לפני השירות: נשאר מחסור בתאריך מסוים גם אם מזמינים עכשיו.

במצב השלישי קובעים מי מטפל ועד מתי. בודקים תחליף מתאים עם איש המקצוע האחראי, מאשרים מקור אספקה אחר או פונים ללקוחות הרלוונטיים עם אפשרות שירות מתאימה. לא ממשיכים להבטיח את השירות המקורי על בסיס חבילה לא מאושרת או תחליף שלא מתאים לעבודה.

אדם אחד שולח את הזמנת הרכש, וגיבוי מוגדר מטפל בה בעת היעדרות. מיד לאחר השליחה רושמים מספר הזמנה או אישור. כך שני אנשי צוות לא פועלים בנפרד על אותה הערה ומבצעים רכישה כפולה.

משווים את התחזית לצריכה בפועל

בספירה הבאה משווים את הצריכה הצפויה לתנועה האמיתית במלאי. מפרידים בין שימוש בשירותים, קבלת משלוחים, נזק, העברות ותיקוני ספירה. אם מוצר משותף נגמר מהר מהצפוי, בודקים אם הסיבה היא מכירה ללקוחות, כמות אחרת לשירות או ספירה שלא כללה את כל העמדות.

אחרי כמה מחזורי אספקה עוברים על שאלות קצרות:

• האם המשלוחים היו זמינים במועד שעליו התבסס התכנון?
• אילו אומדני שירות היו נמוכים או גבוהים באופן עקבי?
• האם מלאי הביטחון נתן מענה לשונות מסוימת, או רק גדל בלי הסבר?
• האם בוצעו רכישות כפולות כי הזמנה פתוחה לא הופיעה ברישום?
• האם חיי המדף או מגבלות האחסון הפכו את כמות הרכישה ללא מתאימה?

מעדכנים את הנתון שגרם לפער, במקום להעלות את כל הספים יחד. מציינים את הסיבה ואת תאריך השינוי, כדי שגם מי שמחליף את האחראי יוכל להבין את הכלל הנוכחי.

מחברים את בדיקת המלאי לשגרת העסק

כדאי לשלב את בדיקת הפריטים החיוניים בתוך השגרה התפעולית השבועית של הסטודיו. לפני הזמנה מהספק בודקים את תמהיל השירותים ביומן, וחוזרים לרשימה אם נכנס שינוי משמעותי. המדריך לתכנון שירותים עם תוספות יכול לעזור לזהות וריאציות שכדאי לרשום בנפרד.

שומרים את הטבלה לצד היומן ורישומי המלאי, כדי שהאחראי להזמנות יוכל לבדוק שינויים בשירותים שנקבעו.