קביעת תורים מראש במספרה: כמה זמן לפני הביקור ועד איזה תאריך

קביעת תורים מראש במספרה מחייבת שתי החלטות: כמה זמן לפני הביקור עדיין אפשר להזמין, ועד איזה תאריך היומן פתוח. בחרו טווח שמאפשר לצוות להתכונן ושמבוסס על סידור עבודה שאושר. לפני שפותחים חודש נוסף, בדקו שיש מי שיוכל לעמוד בהזמנות שיופיעו בו.

הטבלאות והזמנים בהמשך הם דוגמאות לתכנון. התאימו אותם לעבודת ההכנה, לזמינות הצוות ולבקשות שמגיעות לעסק שלכם. אלה אינם נתוני ענף או יעדים שמתאימים לכל מספרה וסטודיו.

מפרידים בין זמן הודעה מראש לתאריך האחרון שאפשר להזמין

זמן ההודעה המינימלי הוא המרווח בין ביצוע ההזמנה לתחילת השירות. אם נדרשות ארבע שעות מראש, לקוח שבודק זמינות ב־10:00 לא יוכל לקבוע שירות שמתחיל לפני 14:00. התאריך האחרון שפתוח להזמנות קובע כמה רחוק קדימה אפשר לבחור. למשל, טווח של 42 יום מגביל את הקצה השני של היומן.

התיעוד של Microsoft למדיניות הזמנות מציג את שני הכללים בנפרד ומציין שזמן ההודעה המינימלי במוצר שלה מחושב בשעות שחלפו, ולא בשעות פעילות. בדקו איך כלי ההזמנות שלכם סופר את הזמן, גם כשהשמות במסך נראים דומים.

משך השירות קובע כמה זמן הביקור תופס. גם ההכנה בין לקוחות זקוקה לזמן משלה. שינוי הטווח שבו אפשר לקבוע מראש אינו מקצר את הביקור. אם השאלה היא כמה זמן לשריין לתספורת עם תוספות, השתמשו במדריך לקביעת משך תור.

בוחרים זמן הודעה מראש לפי ההכנה הנדרשת

לכל קבוצת שירותים רשמו מה חייב להסתיים לפני הגעת הלקוח: בדיקת הבקשה, אישור היקף העבודה, הכנת חומרים, שיבוץ איש מקצוע מתאים או קבלת מידע שחסר. ציינו מי אחראי לכל פעולה ומתי הוא פנוי לבצע אותה.

נניח שהקבלה נסגרת ב־18:00 ונפתחת שוב ב־09:00. הזמנה שבוצעה ב־22:00 לתור של 10:00 משאירה שעה אחת שבה הצוות יכול לבדוק ולהתכונן. אמנם חלפו 12 שעות, אבל ברובן איש לא היה בעסק. אם נדרשת בדיקה של עובד מסוים, צריך לוודא שהוא נמצא בשעה הזאת.

סדרו את המשימות לפי התלות ביניהן. חלקן יכולות להתבצע במקביל, ואחרות ממתינות לתשובה של עמית או לאישור הלקוח. אין צורך לחבר אוטומטית את כל הערכות הזמן. בדקו מהו הרצף שצריך להשלים לפני שאפשר להתחייב לשירות.

בדוגמה של שירות קבוע, ייתכן שנדרשות 20 דקות לבדיקה ולהכנת העמדה, ויש אדם מתאים לאורך כל שעות ההזמנה. בשירות מומחה, הבדיקה עשויה להתבצע רק בשעות מסוימות. שני שירותים באורך דומה יכולים לכן לדרוש פרקי זמן שונים להזמנה מראש.

כשצריך שיחה כדי לקבוע את היקף העבודה, הציעו ייעוץ או בקשה לבדיקה בדרך שהצוות עוקב אחריה. מסרו מתי צפויה תשובה. עד שאושרו השירות והשעה, תנו לבקשה מצב ברור ברישום והסבירו ללקוח מה עדיין נבדק.

פותחים רק תאריכים שסידור העבודה תומך בהם

רשמו עד מתי אושרו זמינות אנשי הצוות, שעות הפתיחה והמשאבים החיוניים. לכל שירות בחרו את התאריך המוקדם מבין המגבלות שרלוונטיות אליו.

לדוגמה, העסק רוצה להציע הזמנות ל־56 יום קדימה. סידור העבודה מאושר ל־42 יום, והחדר הדרוש פנוי ומאושר ל־49 יום. נקודת הפתיחה הנתמכת לשירות הזה היא 42 יום. בפתיחה של כל 56 הימים יוצעו גם תאריכים שעדיין לא ברור מי יעבוד בהם.

אפשר לקבוע טווח שונה לשירותים או לאנשי מקצוע שונים. בעלת עסק עם שבוע עבודה קבוע עשויה להתחייב רחוק יותר ממומחה שמגיע בתאריכים שמתפרסמים מדי חודש. תעדו את ההבדל כך שהקבלה תוכל להסביר מדוע חלק מהתאריכים מופיעים ואחרים עדיין סגורים.

לפני שמרחיבים את הטווח, עדכנו חופשות וימי סגירה ידועים. טבלת הקיבולת השבועית עוזרת לבדוק שעות צוות ומיומנויות. השאירו שבועות שטרם אושרו מחוץ לזמינות המוצעת, וקבעו מי אחראי לאשר ולפתוח אותם.

מכינים רישום קצר לכל קבוצת שירותים

אפשר לאחד שירותים שדורשים אותה הכנה וכפופים לאותו סידור עבודה. הימנעו מיצירת חריג נפרד לכל תוספת קטנה בתפריט. תנו לקבלה טבלה שאפשר לקרוא בזמן שיחה.

שדה	ההחלטה שרושמים
קבוצת שירותים	על אילו שירותים הכלל חל
הכנה נדרשת	מה חייב להסתיים לפני ההגעה
זמינות לבדיקה	מי בודק בקשות ובאילו שעות
הודעה מינימלית מראש	פרק הזמן המוצע ודרך הספירה שלו
התאריך האחרון שפתוח	הגבול שסידור העבודה המאושר מאפשר
פתיחת תאריכים נוספים	מי פותח ובאיזה יום
בקשה מחוץ לטווח	דרך קשר ומועד מציאותי לתשובה
תורים שכבר אושרו	אילו התחייבויות נשמרות
גרסה ובדיקה	תאריך תחילה, אחראי ומועד לבחינה חוזרת

טבלת ניסיון לעסק היפותטי עם שלוש קבוצות שירותים:

קבוצת שירותים	זמן הודעה מראש לבדיקה	טווח עתידי לבדיקה	מה מאשרים לפני הפתיחה
שירות קבוע	ארבע שעות שחלפו	42 יום	איש צוות מתאים בכל משמרת שמוצעת
מפגש מומחה	24 שעות שחלפו	28 יום	זמינות לבדיקת הבקשה וחומרים מתאימים
ביקור קבוצתי	בקשה שנבדקת בנפרד	תאריכים בתיאום	כל אנשי הצוות והמשאבים הדרושים

המספרים מתארים את הדוגמה בלבד. אם ביקור קבוצתי דורש בדיקה של כמה יומנים, אין להציג את עצם שליחת הבקשה כאישור אוטומטי. תנו לאדם שמרכז את הקבוצה מועד לתשובה וציינו מי אחראי לבדוק.

בודקים שגם לקוחות קבועים יכולים לתכנן את הביקור הבא

השוו את טווח ההזמנות לתאריכים שהלקוחות מבקשים לחזרה. לקוח שמעוניין להגיע בעוד שישה שבועות לא יכול לבחור את התאריך הרצוי ביומן שפתוח רק לארבעה שבועות. הצוות צריך תשובה עקבית למצב הזה, במיוחד כאשר הוא עצמו מציע לקבוע את הביקור הבא בסוף השירות.

בחרו תהליך שאפשר לקיים: אישור מוקדם יותר של סידור העבודה, קביעה פרטנית לאחר בדיקת זמינות, או הצעה ליצור קשר כשהתאריכים ייפתחו. בבקשה לעדכון יש להסביר מה צפוי בהמשך והאם נשמר זמן כלשהו.

ברשימת בקשות לעדכון רשמו תקופה מבוקשת, שירות, איש מקצוע מתאים, דרך קשר שסוכמה ואחראי למעקב. לפני הפנייה, בדקו שלא נקבע בינתיים תור אחר לאותו צורך. הפרידו בין בקשות לתאריכים שטרם נפתחו לבין המתנה לביטול בתאריך שכבר מוצע להזמנה.

טבלת המדידה לקביעת התור הבא עוזרת להבחין בין ביקור עתידי שאושר לבין כוונה לחזור. בקשה לעדכון על חודש שעדיין סגור נשארת בקשה לעדכון עד שסוכמו פרטי הזמנה.

קובעים איך פותחים תאריכים נוספים

בטווח מתגלגל, כל יום נוסף נכנס בהדרגה לזמינות. בפתיחה מרוכזת, מפרסמים יחד תקופה שסידור העבודה שלה אושר. בחרו דרך שהצוות יכול לעדכן בעקביות וכתבו אותה בפרטים שאפשר להסביר ללקוח.

בטווח מתגלגל צריך לבדוק שגם היום החדש שנכנס לטווח מאושר לעבודה. הגדרה של 42 יום יכולה לחשוף יום נוסף לפני שמישהו בדק אותו. בפתיחה מרוכזת רשמו את יום הפרסום ואת התקופה שתיפתח. אל תבטיחו שעה לפתיחה כאשר בקשות החופשה עדיין ממתינות להחלטה.

הכינו סדר פעולות קצר: אישור סידור העבודה, חסימת סגירות וזמן מוגן, בדיקת זמינות השירותים, פתיחת עמוד ההזמנה כמו לקוח ועדכון ההודעה על התאריכים. מנו אחראי וגיבוי כדי שהפתיחה לא תישען רק על הזיכרון של אדם אחד.

העמוד של Skedful למספרות מתאר תכנון שירותים ועמוד הזמנה ללקוחות. השוו את התורים שמוצעים ללקוח לסידור העבודה שאושר. לפני שמתאימים את הטבלה להגדרות, ודאו אילו אפשרויות להזמנה מראש קיימות בחשבון שלכם, ומנו אחראי לפתיחת תאריכים ולבקשות חריגות.

בודקים את גבולות הטווח בעמוד של הלקוח

פתחו את דרך ההזמנה בטלפון לפני שמפרסמים את הכלל. השתמשו בשירות בדיקה או בדרך מבוקרת אחרת שאינה משבשת זמינות אמיתית. בכל בדיקה רשמו את השעה הנוכחית, אזור הזמן של העסק, השירות המבוקש והתוצאה הצפויה.

1. נסו שעת התחלה מעט לפני גבול ההודעה המינימלית, ואז שעה בגבול או אחריו. בחרו שעות התחלה שתואמות למרווחי הזמן שהיומן מציע.
2. בדקו את היום האחרון שאמור להיות פתוח ואת היום שאחריו. בררו אם הטווח נספר לפי תאריכים או לפי זמן מדויק שחלף.
3. חזרו על הבדיקה כשהקבלה סגורה. תור בוקר שניתן להזמין עדיין צריך להשאיר זמן הכנה שבו הצוות עובד.
4. בדקו יום סגירה מאושר, יום חופש של איש מקצוע ושירות שדורש חדר משותף. גם תאריך שנמצא בטווח דורש זמינות אמיתית.
5. פתחו את עמוד ההזמנה בלי התחברות של עובד. ודאו שהשירותים והתאריכים שנראים ללקוח תואמים להחלטה.
6. אם באזורכם מחליפים שעון, בדקו גם טווח שחוצה את ההחלפה. השוו תאריכים ושעות מקומיים מפורשים ואל תניחו שכל יום מכיל אותו מספר שעות שחלפו.

אם התוצאה אינה תואמת לנוסח שהצוות מציג, תקנו את ההגדרה או את ההסבר לפני שמסתמכים עליהם. שמרו את התוצאות ליד רישום המדיניות, כך שעובד אחר יוכל לחזור על הבדיקה לאחר שינוי.

שלושה נוסחים לבקשה מחוץ לטווח

כאשר מבקשים תור שמתחיל מוקדם מדי:

לצורך הכנת [השירות] נדרשת הזמנה לפחות [פרק זמן] מראש. האפשרות המוקדמת הזמינה שנוכל לאשר היא [תאריך ושעה, אזור זמן]. לבקשה מוקדמת יותר אפשר לפנות דרך [דרך קשר]. נבדוק אם אפשר להשלים את ההכנה לפני שנסכם הזמנה.

כאשר התאריך המבוקש עדיין לא נפתח:

היומן פתוח כרגע עד [תאריך]. אנחנו צפויים לפתוח את [התקופה הבאה] ב[תאריך פתיחה שאושר]. אם תרצו שניצור קשר אז, שלחו [פרטים נחוצים] דרך [דרך קשר]. הבקשה לעדכון אינה שומרת שעה.

כאשר מחכים לתאריכים של איש מקצוע מסוים:

התאריכים של [שם איש המקצוע] אחרי [תאריך] עדיין ממתינים לאישור. אפשר להציע [חלופה שנבדקה] או ליצור איתכם קשר כשהתאריכים יאושרו, לפי העדפתכם. נאשר את התור בנפרד כשיימצא זמן מתאים.

החליפו את כל הסוגריים והסירו הבטחה למועד פתיחה שלא אושר. שמרו גרסה עדכנית אחת לשימוש בטלפון ובכתב. גם חריגה מהטווח דורשת בדיקת הכנה וזמינות לפני אישור.

עוקבים אחרי בקשות שלא התאימו לכלל

בארבעת השבועות הראשונים רשמו בקשות שהגיעו קרוב מדי לתור ובקשות לתאריך שטרם נפתח. הוסיפו את השירות, התאריך המבוקש, הסיבה שלא ניתן היה להציע אותו והאם הלקוח בחר חלופה. כללו גם פניות בטלפון כדי שהבדיקה לא תתבסס רק על הזמנות שהושלמו באתר.

בדקו סיבות שחוזרות לפני שמשנים מגבלה. כמה בקשות מתאימות מעבר לטווח עשויות להצדיק אישור מוקדם יותר של סידור העבודה. בקשות בהתראה קצרה שאינן דורשות הכנה נוספת עשויות להצדיק ניסיון מבוקר בשירות מסוים. מחסור במומחה מצריך החלטת כוח אדם, גם אם נשארו לעסק שעות פנויות אחרות.

שנו כלל אחד לקבוצת שירותים מוגדרת ושמרו על תורים שכבר אושרו, אלא אם סוכם שינוי פרטני. כתבו בטבלה מי יפתח את התקופה הבאה ובאיזה תאריך, והריצו שוב את בדיקות הגבול לפני שהתאריכים יוצעו ללקוחות.